Jakie są podstawowe uprawnienia i obowiązki Pracodawcy?

8 marca 2020 r. weszła w życie ustawa o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem epidemii koronawirusa (Specustawa). Ustawa ta wprowadza możliwość zlecenia pracownikom pracy zdalnej, a także przewiduje prawo do dodatkowego zasiłku opiekuńczego dla ubezpieczonego opiekującego się dzieckiem do lat 8 w sytuacji zamknięcia placówki oświatowej z powodu koronawirusa.

Z perspektywy podmiotów zatrudniających pracowników istotne w tej ustawie są dwa rozwiązania. Pierwsze z nich to możliwość zlecenia przez pracodawcę wykonywania przez zatrudnione osoby pracy w trybie zdalnym, natomiast drugie odnosi się do wprowadzenia dodatkowego zasiłku opiekuńczego.

Poza ww. rozwiązaniami, podkreślenia wymaga, że ustawa nie rozwiązuje wszystkich problemów, jakie dotyczą pracowników w związku z rozprzestrzenianiem się COVID-19. W tym zakresie pomocne mogą okazać się zalecenia i komunikaty organów państwowych.

Zalecenia i komunikaty organów państwowych

Specustawa uprawnia organy administracji publicznej do wydawania poleceń, decyzji, zaleceń i wytycznych, których celem jest przeciwdziałanie koronawirusowi.

Z perspektywy pracodawcy, w szczególności istotne są bieżące zalecenia Głównego Inspektora Sanitarnego bądź wojewódzkich inspektorów sanitarnych działających z jego upoważnienia, jak również komunikaty Państwowej Inspekcji Pracy.

Praca zdalna

W celu przeciwdziałania COVID-19, zgodnie z dyspozycją art. 3 Specustawy jako pracodawca możesz polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie – poza miejscem jej stałego wykonywania przez czas oznaczony. Uprawnienie pracodawcy do wprowadzenia w swojej firmie trybu pracy zdalnej – wynikające z ustawy – nie wymaga dodatkowego uzasadnienia.

Należy podkreślić, że uprawnienie do skierowania pracownika do pracy zdalnej leży po stronie pracodawcy. Decydując się na wprowadzenie takiej formy pracy, pracodawca jest zobowiązany do podjęcia czynności, które związane będą z wprowadzeniem przepisów Kodeksu pracy dotyczących telepracy.

Wyjazdy służbowe pracowników do miejsc zagrożonych epidemią

Zgodnie z treścią art. 210 § 1 Kodeksu pracy, w razie gdy warunki pracy nie odpowiadają przepisom bezpieczeństwa i higieny pracy i stwarzają bezpośrednie zagrożenie dla zdrowia lub życia pracownika albo gdy wykonywana przez niego praca grozi takim niebezpieczeństwem innym osobom, pracownik ma prawo powstrzymać się od wykonywania pracy, zawiadamiając o tym niezwłocznie przełożonego.

Stan zagrożenia epidemicznego z pewnością kwalifikuje się zakres przedmiotowy ww. przepisu, stąd istnieje uzasadnione uprawnienie pracownika do odmowy wyjazdu służbowego do miejsca zagrożonego epidemią. Podobne stanowisko wyraził Główny Inspektor Sanitarny, który w swoich zaleceniach podkreślił, iż pracodawcy powinni ograniczyć podróże służbowe i delegacje zagraniczne do minimum. Zgodnie ze stanowiskiem Państwowej Inspekcji Pracy pracownik ma prawo odmówić udziału w delegacji zagranicznej, jeżeli w kraju, do którego ma się udać występuje transmisja koronawirusa.

Co istotne, należy mieć na względzie, ze zarówno dla pracodawcy i pracownika przy podejmowaniu decyzji dotyczących wyjazdu służbowego w rejony zagrożone powinny być wiążące zalecenia, komunikaty właściwych organów państwowych, w szczególności Państwowej Inspekcji Sanitarnej, czy Ministerstwa Spraw Zagranicznych.

Praca zdalna dla pracowników wracających z obszarów występowania koronawirusa oraz mających styczność z zarażonymi

Jeżeli pracownik zdecyduje się na wyjazd w regiony gdzie może być narażony na zarażenie koronawirusem, wówczas pracodawca powinien ocenić ryzyko związane z takim wyjazdem i zapewnić pracownikowi odpowiednie środki ograniczające ryzyka związane z możliwością zarażenia patogenem oraz podjąć działania, które zminimalizują potencjalne zagrożenie, np. zorganizować tak wyjazd, by czas przebywania w niebezpiecznym miejscu był jak najkrótszy.

Zgodnie z komunikatem wydanym przez Głównego Inspektora Sanitarnego, osoby wracające z obszarów występowania koronawirusa, powinny przez kolejne 14 dni od powrotu pozostać w domu i kontrolować swój stan zdrowia. W takiej sytuacji, pracodawca – w trosce o swoich pracowników i prawidłowe działanie firmy – powinien zachęcać pracownika wracającego z takich obszarów do pracy zdalnej z domu. Pomimo tego jednak, że na pracodawcy ciąży ustawowy obowiązek zapewniania bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, jednocześnie nie istnieją przepisy uprawniające pracodawcę do wprowadzenia przymusowego urlopu wobec takiego pracownika, a co więcej – brak jest regulacji uprawniających go do uzyskiwania informacji o prywatnych podróżach pracownika.

Zlecenie pracownikowi przeprowadzenia dodatkowych badań lekarskich

Podobnie jak w przypadku braku możliwości przymusowego skierowana pracownika do pracy zdalnej, brak jest również przepisów uprawniających pracodawcę do zobligowania pracowników do odbycia badań lekarskich. Kodeks pracy określa zasady kierowania pracowników na badania lekarskie i przeprowadzania badań wstępnych, okresowych i kontrolnych pracownika. Przepisy nie przewidują uprawnienia do kierowania pracownika na badania w związku ze zwiększonym ryzykiem zachorowania na choroby wirusowe. Obecnie obowiązujące przepisy nie uprawniają pracodawcy do skierowania pracownika na badania lekarskie w sytuacji, gdy np. pracownik jest przeziębiony i może zagrażać innym pracownikom, bez zgody tego pracownika, jeżeli nie zbiega się to z terminem kolejnego badania okresowego.

Niemniej jednak, istnieje możliwość skierowania pracownika na badania profilaktyczne za jego zgodą, jednakże w sytuacji, gdy stan zdrowia pracownika uległ zmianie w związku z określonymi zdarzeniami i budzi wątpliwość aktualność orzeczenia lekarskiego stwierdzającego stan zdrowia pracownika i wydanego w ramach obowiązkowych badań profilaktycznych, wynikających z Kodeksu pracy.

Co istotne, Państwowa Inspekcja Pracy wyraźnie podkreśla, że pracodawca nie jest uprawniony do dokonywania samodzielnie oceny stanu zdrowia pracownika. Niedopuszczenie pracownika do pracy, ze względu na potencjalne zarażeniem wirusem może narazić pracodawcę na zarzutu o nękanie, czy stosowanie mobbingu. Podobnie, pracodawca nie może zobowiązać pracownika powracającego do pracy z pobytu w strefie zagrożonej koronawirusem do wykorzystania urlopu wypoczynkowego. Nie jest też właściwy do podejmowania działań izolujących pracownika w ramach kwarantanny.

Ochrona danych osobowych

Powstaje wątpliwość, czy pracodawca jest uprawniony do kontroli miejsca pobytu pracownika w trakcie urlopu. Jakkolwiek ryzykowne jest uznanie, że należy zobowiązać pracowników do przekazania pracodawcy informacji o miejscu planowanego lub odbytego urlopu, to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych oświadczył, iż przepisy o ochronie danych osobowych nie mogą być stawiane jako przeszkoda w realizacji działań w związku z walką z koronawirusem, zaś przepisy Specustawy nie stoją w sprzeczności z zasadami przetwarzania danych i nie naruszają RODO.

Jednocześnie, UODO podkreśla, iż środki kontroli i zapobiegania rozprzestrzenianiu się COVID-19 będą wymagały większej liczby osób pracujących zdalnie niż zwykle. W szczególności należy zatem zweryfikować bezpieczeństwo przesyłu danych w zakresie:

  • urządzeń – użytkowanie przez pracowników urządzeń i oprogramowania służącego do wykonywania obowiązków służbowych przekazanych przez pracodawcę do pracy zdalnej;

  • poczty elektronicznej – postępowanie zgodnie z obowiązującymi zasadami dotyczącymi korzystania ze służbowej poczty elektronicznej (e-mail);

  • dostępu do sieci i chmury – używania wyłącznie zaufanego dostępu do sieci lub chmury oraz przestrzegania wszelkich zasad i procedur organizacyjnych dotyczących logowania i udostępniania danych.